Captación. Después de hacer un análisis de la realidad y detectar las necesidades que tiene el área en materia de voluntariado, se desarrollan varias campañas de captación, bien en colaboración con la propia entidad y otras organizaciones o bien desde el Área de Ocio, Cultura y Deporte. Finalmente, se hace una evaluación de la campaña para analizar los resultados.

Acogida. Es este paso, se realiza una entrevista personal con el aspirante a voluntario o voluntaria, en la que se agradece su acercamiento a Aspanias; se ofrece información acerca de la entidad (objetivos, valores, filosofía); se explican los programas y actividades en los que puede colaborar; se cuenta lo que ofrece la asociación a la persona voluntaria (apoyo, seguro, certificado, carné de voluntario, encuentros, cursos formativos). Finalmente, se obtiene información de la posible persona voluntaria (cómo ha llegado a la asociación, por qué quiere ser voluntario, disponibilidad, experiencia, qué espera recibir). Se le facilita la información que nos demande acerca de las actividades; se le entrega el díptico de ocio y deporte, la Guía de Voluntariado y la ficha de inscripción; se le concede un tiempo para que reflexione sobre su incorporación a la entidad y, dependiendo de su decisión, se convoca a una segunda entrevista.

Incorporación. Es una de las fases más críticas, pues de una buena incorporación puede depender la continuidad o no del voluntario o voluntaria al servicio. En este proceso cobra especial relevancia la información que se le facilita. La pequeña entrevista de incorporación permite a los candidatos conocer la dinámica del área con el que van a colaborar (objetivos, actividades a realizar, organización de voluntarios, formación). Esta documentación se debe acompañar de la ficha individual, fotografía, fotocopia del DNI, información sobre el grupo de usuarios que realizan la actividad elegida por el voluntario, calendario de actividades, código ético y compromiso. Finalmente, se debe informar que será dado de alta en el registro de voluntarios y en el correspondiente seguro.

Formación. La formación e información eficaz ofrecida al voluntario y voluntaria de Aspanias asegura la calidad de la tarea voluntaria y, en consecuencia, mejora la atención a las personas con discapacidad intelectual. En el desarrollo y realización de su labor solidaria, la persona voluntaria tiene derecho a ser informada, apoyada, asesorada, enriquecida. Situar al voluntariado en la responsabilidad de una tarea para la que no está capacitado, sería violar un derecho; sería llevarlo a una desmotivación personal; a retirar su participación. Observando este derecho, afirmamos que es un deber de Aspanias ofrecer la formación e información necesarias para el desempeño de las tareas, y es un derecho de la persona voluntaria el recibir formación adecuada a su cometido. Desde el Área de Ocio, Cultura y Deporte se ofrece una formación básica para las personas voluntarias recién incorporadas. A lo largo del año se proponen varios cursos formativos. Alguno de estos procesos de formación, se plantea desde el Departamento Pedagógico de la entidad, desde la Plataforma de Voluntariado, desde FEAPS.

Acompañamiento y seguimiento. El acompañamiento es un proceso continuo. Hay que implicar, comprometer e integrar al voluntario motivándole para mejorar la calidad de su acción; supervisando su labor; facilitando una persona de referencia; enseñándole las instalaciones; presentando al grupo de voluntariado; ofreciendo información que pueda ser de interés. El reconocimiento a la labor voluntaria debe realizarse a lo largo de toda la su colaboración y no de forma puntual. Otra forma de seguimiento menos directa son reuniones grupales, encuestas de satisfacción, cuestionarios de seguimiento, donde se analizan las motivaciones, intereses y necesidades del grupo de voluntariado.

Despedida. Son muchas las personas voluntarias que colaboran anualmente en la entidad y muy pocas las que permanecen aquí varios años. Por eso es muy importante incluir en el itinerario del voluntario y voluntaria la salida -la despedida- cuando estas personas deciden abandonar la acción voluntaria (independientemente de las razones que le motiven a ello). Debemos apoyar al voluntario cerrando el proceso de una manera cálida, acogedora, dejando las puertas de la entidad abiertas para lo que la persona estime oportuno. Es muy importante que esta parte del proceso se lleve a cabo, ya que desde la entidad se realiza un seguimiento continuo de la persona voluntaria, desde la incorporación hasta la despedida.